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西南科技大学文件材料立卷归档办法
发布时间: 2009-04-24  文章作者:  已阅读: 519  次

 

西南科大发〔2009〕83号
 
西南科技大学关于印发《西南科技大学文件材料立卷归档办法》的通知
 
学校各部门:
     《西南科技大学文件材料立卷归档办法》已经学校审定,现印发执行。
特此通知
 
 
 
                                                                                                                           西南科技大学
                                                                                                                 二○○九年四月二十四日
 
 
西南科技大学文件材料立卷归档办法
 
一、总 则
第一条  根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》,结合我校实际,制定本办法。
第二条 学校档案是学校开展各项工作的真实记录,是学校的重要信息资源和历史凭证。学校档案馆依法对学校档案实行集中统一管理,确保档案的完整、准确、系统和开发利用。
第三条 学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。未按照要求通过档案验收的科研课题和基本建设项目,不得鉴定、结题(项)和结算。
 
二、文件材料立卷归档的组织领导及任务
第四条 学校文件材料立卷归档工作由学校档案馆领导,各部门的文件材料立卷归档工作接受学校档案馆的指导、检查和监督。
第五条 学校以处级和直属科级部门为立卷单位。各立卷单位要确定1位负责人分管本部门的档案工作,并确定至少1人为兼职档案工作人员,负责本部门的立卷归档工作。保密材料的归档,严格按国家和学校有关保密规定办理,由各部门保密工作第一责任人指定兼职保密人员专人负责整理和立卷归档。
第六条 立卷人员的基本任务:
(一)认真执行立卷归档工作制度,按照要求做好文件材料的处理和平时的立卷归档工作;
(二)监督、检查本部门承办人员按有关档案材料的要求做好文件材料的处理,保证文件材料的完整、齐全和符合要求,对不符合要求的材料,指导和督促承办人员予以弥补或返工;
(三)负责文件材料归档前的借阅工作;
(四)做好文件材料的安全、保密工作;
(五)按照档案工作的要求进行收集、整理、立卷归档;
(六)根据卷内文件的价值提出保管期限;
(七)按照规定的时间,如期向学校档案馆移交档案。
 
三、立卷要求
第七条 承办人应按照领导指示和有关办文及对归档材料的要求认真办理文件。文件办理结束后,将有关材料进行整理,按照学校关于文件材料归档范围的规定,将应归档的文件材料送交本部门兼职档案员立卷归档。承办人不得随意存放应归档的材料,也不得自行保管应归档的材料。
第八条 立卷人员在接收承办人员交来的文件材料时,应注意检查文件材料是否处理完毕,相关归档材料是否齐全。
第九条 各立卷单位根据其工作职责范围,分别按问题、课题、项目编制案卷类目,列出条款,编写顺序号,准备相应卷夹,将文件材料分门别类,放在相应的卷夹中,以便查找利用。
第十条 立卷时既要保持文件的有机联系,又要照顾数量和重要程度。一般应以文件问题为主,结合其它特征进行立卷,也可以灵活运用文件的名称、作者、地区、时间等特征进行组卷。
第十一条 立卷时应注意下列事项:
(一)正确区分档案与资料:凡是记录我校各项工作活动,具有保存价值的为档案材料;凡是以工作参考为目的从外单位收集、交流、相互交换得来的材料为资料。资料由各部门自行处理。
(二)全校性、综合性文件由党办、校办按党委、行政分别立卷。
(三)由学校名义发文,属于行政管理方面的文件由校办立卷,其余按职能部门分工负责的相应门类立卷归档。
(四)学校内部几个部门会同办理,或学校与外单位共同办理的文件,其定稿和正本由主办单位立卷,会同单位将副本立卷。
(五)临时性的组织机构,在工作结束后1个月内,单独立卷,向学校档案馆归档。
(六)领导干部因兼任其它部门职务而产生的有关文件,由兼职部门立卷。
(七)正确划分文件的年代(科研项目、基建工程不划分年代)。跨年度的文件应放在结案年;年度计划、总结、报表、预决算应放在针对的一年;长远规划放在批准的一年。两年以上的总结、报告、报表、学年计划放在针对的最后一年。
第十二条 以学校党委、工会、团委名义形成的文件应单独立卷。秘密级及以上保密文件、材料单独立卷。如有少数普通件与保密件关系密切,可随保密件立卷。
第十三条 归档案卷应符合下列要求,否则学校档案馆不予接收。
(一)归档的文件齐全、完整、真实;
(二)公文处理各项内容办理有结果,符合要求;
(三)归档文件材料不得使用铅笔、圆珠笔、复写纸,否则,承办人员必须重新办理;
(四)卷内文件的排列要系统,同一问题、同一案件、同一项目、同一工程的材料应放在一起;正文在前,副本在后;正本在前,定稿在后;批复、批示在前,报告在后;转发件在前,被转发件在后;非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;其它文件材料按时间顺序排列。
(五)各立卷单位分好卷后,由学校档案馆工作人员进行组卷检查。检查合格后,方可进行下一步工作。
(六)填写卷内文件目录:
顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。
文号:文件制发机关的发文字号。
责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。
题目:即文件标题,一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“〔 〕”号。
日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字,在表示年、月、日数的右下角加“.”。
页号:卷内文件起至之页的编号。
(七) 填写卷内备考表:
本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修补、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名和标注时间。
立卷人:由组成本卷的责任者签名。
检查人:由对案卷质量进行审核的责任者签名。
(八)拟写案卷标题。要求结构完整,简明确切,体式一致,应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称(文种)等。使用的简称应通用易懂,不要随意省略简化。
(九)对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小纸条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠;拆除文件材料上的金属物。
(十)案卷归档前必须由立卷人和立卷单位负责人,在备考表内签名,以示负责。
 
四、案卷的归档
第十四条 案卷的排列:同一类的案卷要保持卷与卷之间的联系,按永久、长期、短期分别排列编号。填写案卷目录一式两份。
第十五条 学校档案馆在接收案卷时,应按照本办法第十三条规定认真进行检查,合格后双方在移交目录上签字办理接交手续。对不符合归档要求的案卷,由立卷人员重新加工整理,无误后方可归档。
第十六条 归档时间:学校各部门(含学院综合档案)能按自然年度归档的材料于次年6月底前归档完毕;学生学籍档案等只能按学年度归档的材料应在次年底前归档完毕;科研项目,在项目完成后1个月内归档完毕;基建工程,在竣工后2个月内归档完毕;10万元以上的设备,开箱验收后归档。
第十七条 案卷移交:移交档案必须履行手续,填写移交清册一式二份,写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间,交接双方要签名。
 
五、附 则
第十八条 文件材料归档范围及保管期限,由学校档案馆根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和教育部制定的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》中关于文件材料归档范围及保管期限的规定另行制定。
第十九条 本办法由学校档案馆负责解释。
第二十条 本办法从行文之日起执行。同时,学校在2001年6月21日制定的《西南科技大学文件材料立卷归档办法》(西南科大[2001]215号)废止。
 
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